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5 Tipps für den Wochenendtrubel in Ihrem Familienunterhaltungszentrum

Es ist Freitagnachmittag und es ist unheimlich ruhig in Ihrem Familienunterhaltungszentrum. In ein paar Stunden jedoch, wird es richtig hektisch werden. Wie auch immer Sie die Gruppen oder Aufgaben organisieren, der Wochenendtrubel in Ihrem Familienunterhaltungszentrum bringt Ihre Mitarbeiter und den Betrieb an den Rand der Belastbarkeit.

 

Glücklicherweise ist es mit den richtigen Werkzeugen und guter Organisation möglich, den Ablauf reibungslos zu gestalten und einen guten Eindruck bei neuen und wiederkehrenden Kunden zu hinterlassen, während eine stressfeie Arbeitsumgebung aufrechterhalten wird. Lesen Sie weiter, um zu erfahren wie ein paar kleine Veränderungen Ihren Wochenendtrubel in eine perfekte Gelegenheit umwandeln, Kunden anzuziehen und neue Gäste in Ihrem Familienunterhaltungszentrum immer wieder begrüßen zu können.

1. Gute Vorbereitung ist alles

Lassen Sie uns ehrlich sein: Sie können unmöglich alles im Voraus planen. Der Wochenendansturm wird immer unerwartete Stornierungen und Buchungen, Anfragen in letzter Minute und unvorhersehbare Lieferengpässe in Ihr Familienunterhaltungszentrum bringen. Allerdings liegt der Unterschied zwischen ein paar kleinen Abweichungen im Betrieb und einem kompletten Zusammenbruch, in einer guten Vorbereitung.

Sammeln Sie vor einer Buchung immer so viele Informationen wie möglich. Wenn Sie die wichtigsten Details zu jeder einzelnen Reservierung kennen, weiß Ihr Team, wie es die einzelnen Schichten/Tage planen, besetzen und ausstatten soll. Welche Informationen sind also wichtig? Wir schlüsseln sie auf:

  • Name & Alter
  • Datum & Uhrzeit
  • Registrierte Aktivitäten
  • Eventuell benötigte Unterstützung oder Allergien

Für Partys oder Gruppen benötigen Sie zusätzliche Informationen:

  • Einen Zeitplan für Aktivitäten, Essenszeiten, Anschneiden der Torte, Musikwünsche
  • Eine Kontaktperson für die Bezahlung, Anfragen und den gesamten Schriftverkehr

Alle Informationen sollten bei der ersten Buchung gesammelt und für spätere Nachfragen geordnet werden. Das gesamte Personal sollte über größere Reservierungen informiert werden.

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BMI`s Online-Buchungsplattform ermöglicht es Ihnen, alle notwendigen Informationen für jede Reservierung zu erfassen und zu organisieren. Es eröffnet automatisch einen leicht zugänglichen Kommunikationskanal zwischen Ihnen und Ihren Gästen und verhindert so Missverständnisse und Zeitverschwendung am Telefon oder per E-Mail. So können Sie sich ganz einfach vorbereiten, auf dem Laufenden bleiben und alle "Überraschungen" bewältigen, die die Wochenendbesucher in Ihr Familienunterhaltungszentrum bringen könnten.

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2. Check-in Optimierung

Check-ins stellen eine große Herausforderung für Familienunterhaltungszentren dar. Lange Wartezeiten können Gäste irritieren und einen schlechten Eindruck hinterlassen. Außerdem setzen Unternehmen und Menschen im öffentlichen Raum präventive Maßnahmen gegen Covid-19 ein, die essenziell sind, um Gruppenbildung zu verhindern.

Was passiert also, wenn die große Gruppe von Partygästen während der Stoßzeiten bei Ihnen ankommt und eingecheckt werden muss? Plötzlich kommen noch zahlreiche unangemeldete Gäste herein. Was passiert dann? Untenstehend finden Sie ein paar Tipps, um Ihre Check-ins reibungslos und schmerzfrei für Ihre Wochenendkundschaft zu gestalten.

  • Lassen Sie vor Schichtbeginn einen Belegungsplan aushängen und informieren Sie Ihre Mitarbeiter über größere Feiern.
  • Bestimmen Sie immer Personal, das die Gäste an Ihrem Empfangsschalter registriert.
  • Priorisieren Sie das Einchecken von Gruppen, um sicherzustellen, dass sie bis zur Buchungszeit registriert sind.
  • Stellen Sie Sitzgelegenheiten im Eingangsbereich bereit.

Stellen Sie sich vor, dass Ihre Gäste selbst einchecken könnten: Sie bräuchten weniger Personal für den Empfangsservice, die Wartezeiten würden sich verkürzen und Ihre Gäste wären zufrieden.

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BMI’s Kiosks erlauben den Gästen Ihres Familienunterhaltungszentrums sich schnell und einfach registrieren zu können. Das minimiert nicht nur die Abhängigkeit vom Personal und reduziert Arbeitskosten, sondern der Check-in-Prozess erfasst außerdem automatisch wertvolle Besucherinformationen, die für weitere Zwecke verwendet werden können, wie z. B.:

  • Ausstellung von Mitgliedskarten
  • Kontaktinformationen für Marketingzwecke

Möchten Sie Ihren Kundenservice auf die nächste Stufe bringen? Lassen Sie Ihre Gäste mit BMI’s Smart Kiosk selbst registrieren. Der Smart Kiosk enthält alle Funktionen unseres Standard-Kiosks und bietet zusätzlich erstklassige Alles-in-einem Dienste wie:

  • Gästeregistrierung
  • Auswahl der Aktivität
  • Sitzungsbuchung
  • Bezahlung von Dienstleistungen, Speisen und Getränken

Minimieren Sie den Personalbedarf, vereinfachen Sie die Abläufe und erfassen Sie die benötigten Daten schnell und effizient, damit Sie Ihre Energie dort einsetzen können, wo sie wirklich gebraucht wird.

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3. Übernehmen Sie die Kontrolle

Jeder Betreiber eines Familienunterhaltungszentrums weiß, dass er am Wochenende Anweisungen in der Lasertag-Arena geben, eine Party für 20 Personen vorbereiten und die Go-Kart-Bahn überwachen muss - und das alles gleichzeitig.

Selbst die beste Personalkoordination kann nicht verhindern, dass Störungen und Pannen Ihren Betrieb zum Erliegen bringen. Mit der richtigen Planung und einer richtigen Dokumentation können Sie jedoch verhindern, dass aus einem Schneeball eine Lawine wird. Hier sind einige Tipps, wie Sie den hohen Anforderungen des Wochenendpublikums gerecht werden können. 

Bestimmen Sie flexibel einsetzbares Personal

Ihr Buchungsplan gibt vor, wie viele Mitarbeiter Sie brauchen und wo und wann sie an bestimmten Stellen sein müssen. Aber was passiert, wenn ein Bowlingkugellader defekt ist und Sie bereits eine Schlange von Leuten haben, die darauf warten, Schuhe auszuleihen?

Eindeutige Befehlskette

Defekte Geräte sind eine Sache, aber was passiert, wenn sich ein Gast verletzt oder wenn jemand mit dem Manager sprechen möchte? Da Sie nicht überall gleichzeitig sein können, bedeutet das Wissen, dass Ihre leitenden Mitarbeiter mit Konflikten umgehen können, dass Probleme sofort angegangen werden können.

Alle Mitarbeiter müssen wissen, an wen sie sich wenden können, wenn sie Hilfe benötigen. Die Führungskräfte sollten genau wissen, für welche Mitarbeiter und Abteilungen sie zuständig sind und in welchen Situationen der Manager eingeschaltet werden muss.

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Zuverlässige Dokumentation

Ein adäquates, fähiges Personal ist wichtig, aber es ist nur ein kleiner Teil des Puzzles. Wenn Ihr Familienunterhaltungszentrum auf Hochtouren läuft, um den Ansturm am Wochenende zu bewältigen, haben Sie keine Zeit, sich um Lieferengpässe, eine übersehene Buchung oder endlose Kundenanfragen zu kümmern.

Es mag mühsam erscheinen, aber eine sorgfältige Aufzeichnung spart Ihnen tatsächlich wertvolle Zeit, wenn Sie sie am meisten brauchen - am Wochenende. Jeder Bereich Ihres Familienunterhaltungszentrum sollte über gut platzierte Aufzeichnungen verfügen, aus denen die Mitarbeiter schnell die benötigten Informationen entnehmen können.

Wie wäre es, wenn Sie Zugang zu all Ihren betrieblichen Informationen, Buchungen und Personalunterlagen direkt in Ihrer Hand hätten? Mit dem mobilen Back-Office-Assistenten von BMI können Sie überall sein, auch aus der Ferne! Sehen Sie, wie reibungslos Ihre Wochenenden verlaufen werden, wenn Ihre Mitarbeiter folgendes tun können:

  • Sofortige Aktualisierung und Weitergabe von Buchungsinformationen
  • Digital mit ihren Untergebenen/Managern korrespondieren
  • Rechnungen, Leistungs-/Inventarberichte und vieles mehr erstellen, abrufen, aktualisieren und gemeinsam nutzen.

Helfen Sie Ihrem Familienunterhaltungszentrum, das Wochenende zurückzuerobern, indem Sie immer da sind, ohne da sein zu müssen.

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4. Halten Sie Ihre Gäste auf dem Laufenden

Es ist Sonntagnachmittag und das Geschäft brummt. Es sind einige Partys im Gange, und alle Ihre Aktivitäten sind derzeit verbucht - und es bilden sich Schlangen. Es ist nur eine Frage der Zeit, bis die Gäste unruhig werden, das Personal fragen, wie lange sie warten müssen, und sich untereinander darüber streiten, welche Aktivität sie stattdessen machen sollen.

Ob Sie es glauben oder nicht, Ihre Gäste wollen Sie nicht mit endlosen Fragen oder Nörgeleien belästigen. Aber die Zeit drängt und sie müssen einfach alles ausprobieren, bevor sie gehen.

Bildschirmbenachrichtigungen sind ein Gewinn für Gäste und Personal gleichermaßen. Sie können alle Informationen anzeigen, die für die jeweilige Aktivität relevant sind, z. B. Wartezeiten, Spielstände oder Einrichtungen, die gerade nicht in Betrieb sind.

 

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BMI TV ist ein leicht integrierbares Gerät, das die neueste Technologie und ein schlankes Design nutzt, um Ihre Gäste jederzeit auf dem Laufenden zu halten. Große Bildschirme und eine Vielzahl von Medien bieten Familienunterhaltungszentrum eine attraktive, störungsfreie Möglichkeit, die Gäste auf dem Laufenden zu halten und bieten folgende Vorteile:

 

  • Führt die Besucher durch Ihre Einrichtungen
  • Ermöglicht den Gästen zu entscheiden, wann sie warten oder eine andere Aktivität wählen möchten
  • Minimiert Anfragen an das Personal
  • Stellt sicher, dass Einzelpersonen und Gruppen pünktlich bereit sind
  • Dient als kostenlose Werbeplattform

 

Mit BMI TV geben Sie dem Kunden die Kontrolle und verringern die Abhängigkeit und Störung der Arbeitsabläufe in Ihrem Center.

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5. Seien Sie menschlich

Wie bereits erwähnt, kann man sich nicht auf alles vorbereiten. Und das erhöhte Gästeaufkommen am Wochenende erschwert oft den Betrieb. Selbst die beste Technik kann nicht alle Ausrüstungsstörungen, Verspätungen und Bedienungsfehler verhindern. Was können Sie als Inhaber eines Familienunterhaltungszentrums also tun, wenn Sie mit verärgerten Kunden konfrontiert werden?

Seien Sie menschlich. Entschuldigen Sie sich. Erklären Sie, was schief gelaufen ist, und bieten Sie eine Lösung an. Im Eifer des Gefechts mag eine Entschuldigung so aussehen, als würden Sie zugeben, dass Ihr Unternehmen versagt hat. In Wirklichkeit können Sie damit beweisen, wie sehr Ihnen die Zufriedenheit Ihrer Kunden am Herzen liegt.

Und belassen Sie es nicht bei einer "Entschuldigung". Bieten Sie Gutscheine, Rabatte oder Coupons an, um zu zeigen, dass Sie die Dinge wieder gut machen wollen. Außerdem erhalten Sie so eine zweite Chance, den guten Eindruck zu schinden, den Sie beim ersten Mal nicht hinterlassen konnten.

Ironischerweise kann die Technologie eine großartige Möglichkeit sein, die "menschliche Seite" Ihres Unternehmens zu zeigen. Mit BMI Back Office können Sie maßgeschneiderte gedruckte oder mobile Angebote für Ihre Gäste erstellen und bereitstellen, wie z. B. Coupons, Gutscheine und Rabatte:

  • Kostenlose oder ermäßigte Aktivitäten
  • Kostenlose oder ermäßigte Snacks und Getränke
  • Zusätzliche Zeit für gekaufte Spiele oder Sitzungen

Kleine Kundengeschenke, die am Wochenende verteilt werden, können auch ein großartiger Anreiz sein, um die Besucherzahlen während der schwächeren Wochentagszeiten zu erhöhen. Mit BMI Back Office können Sie zeitabhängige Coupons in wenigen Minuten erstellen.

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Automatisieren Sie Großartiges

Wenn Kunden einfach online buchen, einchecken und während ihres Besuchs auf dem Laufenden bleiben können, gehen sie zufriedener nach Hause und kommen eher wieder. Wenn die Mitarbeiter ihren Arbeitstag vereinfachen und effizient kommunizieren können, werden sie besser arbeiten und länger an Bord bleiben.

 

BMI hat es sich zur Aufgabe gemacht, Fachleuten in der Freizeitindustrie zu helfen, ihre Abläufe zu optimieren, ihre Einnahmen zu maximieren und ihr Geschäft auszubauen. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um herauszufinden, wie unsere Software Ihr Familienunterhaltungszentrum automatisieren kann.

 

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